Privacyverklaring
Heemkundekring Philippuslandt
1. Inleiding
Heemkundekring Philippuslandt hecht grote waarde aan de bescherming van persoonsgegevens van haar leden, donateurs en overige betrokkenen. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dit doen en welke rechten u heeft.
Wij handelen in overeenstemming met de geldende privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
2. Verantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is:
Heemkundekring Philippuslandt
Haven 11
4675 AA Sint Philipsland
secretaris@philippuslandt.nl
KvK nummer: 22047800
3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Wij kunnen de volgende persoonsgegevens verwerken:
- Naam, adres en woonplaats (NAW-gegevens)
- E-mailadres en telefoonnummer
- Lidmaatschapsgegevens
- Betalingsgegevens (bijvoorbeeld contributie)
- Correspondentie en communicatie
- Eventueel foto’s bij activiteiten of publicaties
Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens, tenzij dit noodzakelijk is en met expliciete toestemming.
4. Doeleinden van de verwerking
Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- Het voeren van de ledenadministratie
- Het innen van contributies en verwerken van betalingen
- Het versturen van nieuwsbrieven en verenigingsinformatie
- Het organiseren van activiteiten en evenementen
- Het onderhouden van contact met leden en betrokkenen
- Het beheren van de website en publicaties (zoals foto’s en verslagen)
- Het voldoen aan wettelijke verplichtingen
5. Rechtsgrond van de verwerking
Wij verwerken persoonsgegevens op basis van één of meer van de volgende rechtsgronden:
- Uitvoering van een overeenkomst (lidmaatschap)
- Wettelijke verplichting
- Gerechtvaardigd belang van de vereniging
- Toestemming van betrokkene (bijvoorbeeld voor foto’s of nieuwsbrieven)
6. Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld.
Concreet betekent dit onder andere:
- Ledenadministratie: gedurende het lidmaatschap
- Financiële gegevens: conform wettelijke bewaarplicht (7 jaar)
- Correspondentie: zolang relevant voor de afhandeling
7. Delen van persoonsgegevens met derden
Wij verstrekken persoonsgegevens uitsluitend aan derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze werkzaamheden of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
Te denken valt aan:
- Boekhouder of administratiekantoor
- IT-dienstverleners (bijv. hosting of cloudopslag zoals SharePoint)
Met partijen die gegevens voor ons verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst.
8. Beveiliging van persoonsgegevens
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of onbevoegde toegang. Denk hierbij aan:
- Beveiligde (Cloud)opslag
- Toegangsbeperkingen tot systemen
- Gebruik van sterke wachtwoorden
- Regelmatige controle van systemen en procedures
9. Rechten van betrokkenen
U heeft het recht om:
- Uw persoonsgegevens in te zien
- Uw gegevens te laten corrigeren of aanvullen
- Uw gegevens te laten verwijderen
- De verwerking te beperken
- Bezwaar te maken tegen verwerking
- Uw gegevens over te laten dragen (data-portabiliteit)
U kunt een verzoek indienen via: secretaris@philippuslandt.nl
Wij reageren binnen 30 dagen op uw verzoek.
10. Intrekken van toestemming
Indien de verwerking is gebaseerd op uw toestemming, heeft u het recht deze toestemming op ieder moment in te trekken.
11. Klachten
Indien u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, verzoeken wij u eerst contact met ons op te nemen.
Daarnaast heeft u het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder: Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl)
12. Wijzigingen
Deze privacyverklaring kan worden aangepast. De meest actuele versie wordt altijd gepubliceerd op onze website.
13. Contact
Voor vragen over deze privacyverklaring kunt u contact opnemen via:
Heemkundekring Philippuslandt
secretaris@philippuslandt.nl
voorzitter@philippuslandt.nl
ledenadministratie@philippuslandt.nl
14. Vaststelling
Deze privacyverklaring is vastgesteld door het bestuur van Heemkundekring Philippuslandt op 21 april 2026